Przyznawanie pracownikom benefitu w postaci korzystania z samochodu służbowego to praktyka stosowana w większości firm. Sprawdź, kto może prowadzić samochód służbowy, czy wolno wykorzystywać go do celów prywatnych oraz kto płaci za zużyte paliwo.
Najczęściej pracodawca pozwala pracownikowi na używanie samochodu służbowego do celów prywatnych nieodpłatnie. Oznacza to, że przysługuje mu świadczenie pieniężne, którego wartość ustala się na podstawie pojemności silnika samochodu. Jest to:
250 zł - dla samochodu, którego pojemność silnika nie przekracza 1600 cm3
450 zł - dla samochodu, którego pojemność silnika przekracza 1600 cm3.
Z uwagi na to, że pracownik osiąga dodatkowy przychód, korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych podlega opodatkowaniu. Pracodawca pokrywa koszty m.in. wymiany opon, ubezpieczenia, wymiany płynów i części, które się zużywają, materiałów eksploatacyjnych, bieżących napraw, czy przeglądów okresowych. Wymienione limity nie uwzględniają jednak kosztów paliwa. Zużycie benzyny w trakcie wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych to także przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu - pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy w zależności od aktualnej ceny paliwa.
Zgodnie z umową, którą otrzymuje pracownik, tylko on może jeździć samochodem służbowym. Często jednak zdarza się, że z pojazdu korzystają również jego najbliżsi - żona, przyjaciele czy rodzeństwo, ponieważ kwestia ta nie jest kontrolowana przez firmę. Warto jednak pamiętać, że jeśli pracownik udostępnia osobie trzeciej swój samochód służbowy i dojdzie do kolizji, odpowiedzialność za tę sytuację ponosi firma. Z kolei wobec pracownika zostaną wyciągnięte surowe konsekwencje. Warto zatem trzymać się zasad i nie pozwalać na korzystanie z samochodu służbowego innym osobom, zwłaszcza że każdą pokonaną za pomocą służbowego pojazdu odległość należy wykazać - służy do tego ewidencja przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówka.
Według przepisów pracownik kierujący samochodem, którego waga wynosi maksymalnie 3,5 tony, a konstrukcja umożliwia przewiezienie do 9 osób łącznie z kierowcą, nie podlega przepisom ustawy o transporcie drogowym, a jedynie tym, określonym w Kodeksie pracy. Przed rozpoczęciem pracy, każdy pracownik jest kierowany na obowiązkowe badania do lekarza medycyny pracy. Rolą pracodawcy jest poinformowanie lekarza o zadaniach służbowych, które będzie wykonywał pracownik, w tym również o korzystaniu przez niego z samochodu służbowego. Bez znaczenia, czy będzie on prowadził regularnie czy tylko sporadycznie. Warto wiedzieć, że dotyczy to nie tylko pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, ale również umowę o dzieło czy umowę zlecenie.
Lekarz medycyny pracy może wysłać pracownika na badania okulistyczne, ogólnolekarskie, neurologiczne oraz badania pomocnicze, takie jak test widzenia zmierzchowego, zjawiska olśnienia, widzenia stereoskopowego, postrzegania barw, poziomu glukozy we krwi czy testy sprawności psychoruchowej. Pracownicy są również badani pod kątem występowania u nich chorób metabolicznych i neurologicznych, w szczególności cukrzycy i epilepsji.
Nie oznacza to jednak, że diabetycy nie otrzymają uprawnień na samochód służbowy. Kierowanie pojazdu przy cukrzycy jest możliwe, ale tylko wtedy, gdy chory posiada pozytywną opinię specjalisty diabetologa, stale monitoruje poziom glukozy we krwi, jest świadomy ryzyka wystąpienia hipoglikemii, które może spowodować utratę przytomności, a także posiada dokumentację medyczną, z której wynika, że regularnie uczęszcza na badania lekarskie. W przypadku epileptyków sprawa jest nieco trudniejsza, ponieważ pracodawca nie może udzielić zgody na prowadzenie samochodu służbowego przez pracownika, u którego w ciągu dwóch ostatnich lat wystąpił atak padaczki.
