materiały partnera
Nie potrzeba do tego skomplikowanego systemu. Najczęściej wystarczy jedno miejsce na wszystkie najważniejsze informacje i kilka prostych zasad, które można dopasować do własnego trybu życia.
Wiele osób planuje przede wszystkim pojedyncze dni. Rano powstaje lista zadań, a wieczorem okazuje się, że połowa punktów musi zostać przeniesiona na jutro. Problem często nie wynika z braku organizacji, ale z tego, że patrzymy na zbyt krótki odcinek czasu.
Planowanie całego tygodnia pozwala zobaczyć obowiązki w szerszej perspektywie. Jeśli wiadomo, że we wtorek czeka nas długie spotkanie, a w czwartek ważna wizyta, można wcześniej zdecydować, kiedy zrobić zakupy, załatwić mniej pilne sprawy albo znaleźć czas na odpoczynek.
Pomocny może być tutaj planer, w którym w jednym miejscu zapisujemy terminy, zadania i rzeczy, o których nie chcemy pamiętać przez cały dzień. Dzięki temu plan przestaje istnieć wyłącznie w głowie.
Planowanie tygodnia warto rozpocząć od wpisania wszystkich wydarzeń mających konkretną datę lub godzinę. Mogą to być godziny pracy, wizyty, zajęcia dzieci, spotkania, treningi, wyjazdy czy terminy związane z urzędami.
Dopiero później można uzupełnić wolne miejsca pozostałymi zadaniami.
Taka kolejność ma znaczenie. Jeżeli zaczniemy od długiej listy rzeczy do zrobienia, łatwo stworzyć plan, który dobrze wygląda na papierze, ale w praktyce jest niemożliwy do wykonania.
Dobrym rozwiązaniem jest również zaznaczenie wydarzeń wymagających dodatkowego przygotowania. Jeśli w środę mamy ważne spotkanie, potrzebny czas może pojawić się już we wtorek. Dzięki temu zadanie nie pojawia się nagle kilka godzin przed terminem.
Jednym z najczęstszych błędów jest wpisywanie do planu zbyt wielu zadań. Dziesięć czy piętnaście punktów na jeden dzień może dawać poczucie kontroli rano, ale wieczorem często pozostawia jedynie frustrację.
Zamiast tego warto wybrać dwa lub trzy zadania, które danego dnia mają największe znaczenie. Pozostałe można potraktować jako dodatkowe.
Pomocne jest proste rozróżnienie:
Takie podejście pomaga reagować na nieprzewidziane sytuacje bez poczucia, że cały plan właśnie się rozsypał.
Dla wielu osób najwygodniejszy okazuje się układ, w którym kilka kolejnych dni jest widocznych jednocześnie. Planer tygodniowy pozwala szybko zauważyć, które dni są najbardziej obciążone, a gdzie pozostaje więcej wolnej przestrzeni.
Taki widok może pomóc również w rozłożeniu obowiązków domowych. Zamiast wpisywać wszystkie zadania na sobotę, część z nich można przenieść na spokojniejsze dni w tygodniu.
Podobnie wygląda to w przypadku pracy. Jeżeli poniedziałek i wtorek są pełne spotkań, bardziej wymagające zadanie może lepiej zaplanować na środę rano. Sam fakt zobaczenia całego tygodnia na jednej rozkładówce często pozwala podejmować bardziej realistyczne decyzje.
Dobry plan nie powinien wypełniać całego dnia od rana do wieczora. Zawsze może wydarzyć się coś nieprzewidzianego: rozmowa potrwa dłużej, pojawi się dodatkowe zadanie, trzeba będzie gdzieś pojechać albo zwyczajnie zabraknie energii.
Dlatego warto zostawiać w tygodniu trochę wolnej przestrzeni.
Jeżeli dzień jest już wypełniony kilkoma obowiązkami, dokładanie kolejnych tylko dlatego, że teoretycznie zostało jeszcze pół godziny, nie zawsze jest dobrym pomysłem.
Rezerwa czasowa sprawia, że plan staje się bardziej elastyczny. Gdy nic niespodziewanego się nie wydarzy, wolny czas można wykorzystać na dodatkowe zadanie albo po prostu odpocząć.
Kolejnym prostym sposobem na sprawniejszą organizację jest grupowanie czynności tego samego rodzaju.
Zamiast kilka razy w tygodniu jechać po pojedyncze rzeczy, można połączyć zakupy i inne sprawy do załatwienia poza domem. Podobnie w pracy można przeznaczyć konkretny czas na odpisywanie na wiadomości, telefony albo zadania administracyjne.
Dzięki temu mniej czasu tracimy na ciągłe przełączanie się między zupełnie różnymi czynnościami.
Nie oznacza to oczywiście, że każdy dzień powinien być zaplanowany według sztywnego schematu. Chodzi raczej o zauważenie powtarzalnych zadań i znalezienie dla nich wygodnego miejsca w tygodniu.
Nie istnieje jeden sposób planowania, który będzie najlepszy dla wszystkich. Niektóre osoby lubią cyfrowe kalendarze i automatyczne przypomnienia, inne wolą zapisywać wszystko ręcznie.
Papier ma jedną dużą zaletę: pozwala spojrzeć na plan bez kolejnych powiadomień, wiadomości i innych elementów rozpraszających uwagę. Samo zapisanie zadania może również ułatwiać jego zapamiętanie.
Z kolei narzędzia cyfrowe dobrze sprawdzają się w przypadku wydarzeń wymagających przypomnienia albo terminów współdzielonych z innymi osobami.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać z obu rozwiązań jednocześnie. Ważniejsze od wyboru konkretnego narzędzia jest to, czy system jest na tyle prosty, że rzeczywiście będziemy z niego regularnie korzystać.
Planowanie nie kończy się w momencie zapisania zadań. Pod koniec tygodnia warto sprawdzić, co rzeczywiście udało się zrobić i które elementy planu nie zadziałały.
Jeżeli zadanie było przekładane przez trzy kolejne dni, warto zastanowić się dlaczego. Być może było zbyt duże i należy podzielić je na mniejsze etapy. Możliwe też, że zwyczajnie nie jest tak ważne, jak początkowo się wydawało.
Takie krótkie podsumowanie pozwala z czasem coraz lepiej oceniać własne możliwości i tworzyć bardziej realistyczne plany.
Nie trzeba planować każdej godziny ani wypełniać wszystkich wolnych miejsc. Dla jednej osoby wystarczy kilka najważniejszych punktów na każdy dzień, ktoś inny będzie potrzebował dokładniejszego harmonogramu.
Dlatego warto przetestować różne rozwiązania i obserwować, które z nich rzeczywiście ułatwiają codzienność. W OgarniamSię dostępne są różne układy planerów, dzięki czemu można dopasować sposób planowania do własnych potrzeb i stylu pracy.
Najważniejsze jest jednak coś innego: plan ma pomagać, a nie stać się kolejnym obowiązkiem. Kilkanaście minut poświęconych na początku tygodnia na uporządkowanie najważniejszych spraw często wystarcza, aby kolejne dni były spokojniejsze i bardziej przewidywalne.
