materiały partnera
Czy firma może wysłać pracownika na szkolenie warte 10 tys. zł i pokryć z własnej kieszeni tylko 1000 zł? W przypadku najmniejszych przedsiębiorstw taki scenariusz jest możliwy dzięki środkom z Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Powiatowy Urząd Pracy w Gorlicach ogłosił drugi tegoroczny nabór, w którym do rozdysponowania pozostaje 279 130 zł. Wnioski będzie można składać od 20 do 26 sierpnia 2026 roku.
Samo znalezienie szkolenia i wypełnienie formularza to jednak tylko część procedury. Firma musi wykazać związek planowanego kształcenia z jednym z obowiązujących priorytetów, prawidłowo obliczyć wkład własny i później udokumentować wykorzystanie pieniędzy. Jak przygotować wniosek i na co zwrócić uwagę, aby środki z KFS rzeczywiście odciążyły firmowy budżet?
Zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego zmieniły się od początku 2026 roku. O środki mogą obecnie ubiegać się zarówno pracodawcy, jak i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Finansowaniem można objąć pracowników, przedsiębiorcę, a także osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
Podstawowym warunkiem jest opłacanie składek na Fundusz Pracy przez co najmniej sześć miesięcy bezpośrednio poprzedzających złożenie wniosku albo korzystanie z ustawowego zwolnienia z tego obowiązku. Z finansowania wykluczone są między innymi podmioty posiadające określone zaległości podatkowe lub składkowe, znajdujące się w likwidacji albo postępowaniu upadłościowym.
Dla części jednoosobowych działalności to istotna zmiana. W poprzednim systemie dostęp do KFS był ściśle związany ze statusem pracodawcy. W 2026 roku przedsiębiorca prowadzący działalność bez zatrudniania pracowników również może ubiegać się o sfinansowanie własnego kształcenia, jeżeli spełnia pozostałe warunki programu.
Wysokość wsparcia zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych osób. Podmiot, który nie zatrudnia pracowników albo zatrudnia maksymalnie 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty, może otrzymać do 90 proc. kosztów kształcenia. Pozostali wnioskodawcy mogą uzyskać do 70 proc. kosztów. Jednocześnie na jednego uczestnika można przeznaczyć maksymalnie równowartość 200 proc. przeciętnego wynagrodzenia w danym roku.
Przy szkoleniu kosztującym 10 tys. zł najmniejszy podmiot może więc otrzymać maksymalnie 9 tys. zł i pokryć 1000 zł z własnych środków. Firma objęta poziomem 70 proc. przy tej samej cenie finansuje z KFS maksymalnie 7 tys. zł, a jej wkład wyniesie 3 tys. zł.
Obowiązują też roczne limity przypadające na jednego wnioskodawcę. Wynoszą one od czterokrotności przeciętnego wynagrodzenia dla najmniejszych podmiotów do czternastokrotności dla podmiotów zatrudniających ponad 249 osób.
Drugi nabór potrwa od 20 do 26 sierpnia, ale elektroniczny formularz został udostępniony do przygotowania już 6 sierpnia. Aktywny formularz nie oznacza jednak możliwości wcześniejszego wysłania dokumentów. Wniosek złożony poza oficjalnym terminem pozostanie bez rozpatrzenia.
Cała procedura odbywa się elektronicznie za pośrednictwem indywidualnego konta na praca.gov.pl. Wnioskodawca musi działać z właściwego kontekstu organizacji, a dokumenty podpisuje podpisem zaufanym, osobistym albo kwalifikowanym. PUP wskazuje też, że działania objęte finansowaniem można planować najwcześniej od 60. dnia, co ma pozostawić czas na ocenę dokumentów i podpisanie umowy.
To ważne również przy umawianiu terminu kursu. KFS nie finansuje działań rozpoczętych przed podpisaniem umowy z urzędem. Zapisanie pracownika na wcześniejszy termin może więc spowodować, że wydatek pozostanie po stronie przedsiębiorcy.
Przyznanie środków rozpoczyna drugi etap całego procesu. Firma musi prawidłowo udokumentować wkład własny, otrzymane finansowanie oraz wydatek poniesiony na konkretną usługę szkoleniową. W przypadku przedsiębiorców środki KFS stanowią również pomoc de minimis, dlatego dokumentacja programu powinna być przechowywana razem z pozostałymi dokumentami dotyczącymi otrzymanej pomocy publicznej.
Biuro księgowe powinno otrzymać przede wszystkim umowę zawartą z PUP, fakturę wystawioną przez realizatora szkolenia, potwierdzenie płatności oraz informację, jaka część kosztu została pokryta z KFS, a jaka stanowi wkład własny przedsiębiorcy. Jeżeli szkolenie i egzamin są odrębnymi usługami, księgowość powinna dysponować dokumentami pozwalającymi przyporządkować wydatki do obu pozycji.
Znaczenie ma również prawidłowe rozliczenie VAT. Usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego finansowane w co najmniej 70 proc. ze środków publicznych mogą przy spełnieniu warunków przewidzianych w przepisach korzystać ze zwolnienia z VAT. Jeśli na fakturze pojawi się VAT, który przedsiębiorca ma prawo odliczyć, warunki umowy KFS mogą nakładać obowiązek zwrotu odzyskanej kwoty podatku. Z tego względu sposób wystawienia faktury oraz prawo do odliczenia warto sprawdzić przed ostatecznym rozliczeniem z urzędem.
Współpraca z biurem księgowym może być szczególnie przydatna wtedy, gdy firma korzysta jednocześnie z kilku form pomocy publicznej. Księgowość może sprawdzić posiadane zaświadczenia de minimis, uporządkować dokumentację płatności oraz wskazać, które dokumenty powinny zostać zachowane także po zakończeniu szkolenia.
KFS obejmuje więcej niż sam udział w kursie. Finansowanie może dotyczyć kosztów:
Szkolenia finansowane z KFS muszą być prowadzone przez realizatora wpisanego do Bazy Usług Rozwojowych. Przy wyborze firmy szkoleniowej trzeba więc sprawdzić jej status jeszcze przed uwzględnieniem usługi we wniosku.
Gorlicki PUP zwraca również uwagę na kursy kończące się zewnętrznym egzaminem. Koszt szkolenia oraz koszt egzaminu trzeba wykazać jako dwie oddzielne usługi. Osobno przedstawia się także ich programy oraz informacje o podmiotach odpowiedzialnych za szkolenie i przeprowadzenie egzaminu.
PUP w Gorlicach wskazuje wyraźnie, że planowane kształcenie musi wpisywać się przynajmniej w jeden z priorytetów KFS na 2026 rok. Sam fakt, że kurs przyda się pracownikowi, nie wystarczy. We wniosku trzeba uzasadnić jego związek z potrzebami konkretnej osoby oraz lokalnego lub regionalnego rynku pracy.
Wśród ogólnopolskich priorytetów znalazły się w tym roku między innymi:
W Małopolsce dodatkowo premiowane jest kształcenie osób po 45. roku życia, osób wracających na rynek pracy po przerwie związanej z opieką nad dzieckiem, członków rodzin wielodzietnych oraz osób z orzeczoną niepełnosprawnością.
Przedsiębiorca powinien zatem zacząć od określenia, jakiej kompetencji rzeczywiście potrzebuje firma, a dopiero później wybierać konkretny kurs. W uzasadnieniu trzeba połączyć zakres szkolenia ze stanowiskiem uczestnika, planowanymi obowiązkami oraz jednym z priorytetów wskazanych przez urząd.
Otrzymanie certyfikatu nie kończy obowiązków przedsiębiorcy. Od 2026 roku osoba, której kształcenie zostało sfinansowane z KFS, powinna co do zasady pozostać związana z podmiotem przez co najmniej trzy miesiące po ukończeniu szkolenia. W przypadku przedsiębiorcy korzystającego ze wsparcia na własne kształcenie oznacza to obowiązek dalszego prowadzenia działalności przez wymagany okres. Przepisy przewidują określone wyjątki, między innymi związane ze sposobem rozwiązania stosunku pracy.
Niedotrzymanie warunków może prowadzić do konsekwencji określonych w ustawie i umowie, w tym do ograniczenia możliwości ponownego skorzystania z KFS. Dlatego dokumentacji nie warto zamykać w dniu zakończenia kursu. Firma powinna nadal przechowywać umowę, dowody finansowe oraz dokumenty potwierdzające dalsze zatrudnienie albo prowadzenie działalności.
