Zamknij
REKLAMA

Dokumentacja księgowa – jak długo należy przechowywać i jak ją poprawnie niszczyć?

00:00, 10.07.2019 | Artykuł sponsorowany
Skomentuj

Skuteczne niszczenie dokumentów jest niezbędne, jeżeli nie chcemy, by cenne firmowe bądź osobiste informacje trafiły w niepowołane ręce. Nie wszystkie jednak dokumenty możemy zniszczyć już w momencie, gdy uznamy je za nieprzydatne — specjalne zasady obowiązują między innymi w odniesieniu do dokumentów księgowych. Zobaczymy, jak dokładnie wyglądają te regulacje.

Regularne niszczenie dokumentów zawierających wrażliwe dane to procedura niezbędna z punktu widzenia bezpieczeństwa. Nieraz zdarzają się bowiem sytuacje, gdy wyrzucone bez uprzedniego zniszczenia papiery zawierające istotne informacje posłużyły przestępcom w tzw. kradzieży tożsamości. Warto mieć jednak na uwadze, że w przypadku dokumentacji księgowej jesteśmy według prawa zobowiązani do przechowywania jej przez pewien czas. Przyjrzymy się, jaki jest minimalny okres przechowywania na papierze informacji księgowych oraz w jaki zasady obowiązują odnośnie do ich likwidowania.

Do kiedy należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeszcze do niedawna obowiązywał przepis całkowicie zabraniający niszczenia zatwierdzonych sprawozdań z całego roku. Zmieniło się to jednak wraz z nadejściem roku 2019, kiedy weszła w życie ustawa zmieniająca wymóg trwałego przechowywania sprawozdań na mniej restrykcyjny obowiązek przechowywania ich w firmie przez przynajmniej 5 lat (https://www.rp.pl/Rachunkowosc/301029988-Jak-dlugo-archiwizowac-dokumenty-ksiegowe---zmiany-od-2019-roku.html). Inne rodzaje papierów, które muszą być przechowywane przez co najmniej pół dekady to:

  • dokumenty związane z inwentaryzacjami,
  • księgi rachunkowe,
  • dokumenty zawierające dowody księgowe na temat kredytów, pożyczek, środków trwałych w budowie, a także umów handlowych i roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym bądź objętych postępowaniem podatkowym oraz karnym,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty,
  • informacje dotyczącej sposobu, w jakim prowadzona jest rachunkowość,
  • karty wynagrodzeń pracowników.

Najmniej restrykcyjne wymagania dotyczące minimalnego czasu przechowywania danych na papierze obowiązują w przypadku informacji związanych z reklamacjami bądź rękojmiami. Taką dokumentację można zniszczyć już po roku przechowywania.

Zasady poprawnego niszczenia

Aby zlikwidować dokumenty zgodnie z obowiązującym prawem, nie wystarczy poczekać, aż upłynie minimalny czas ich przechowywania. Istnieją również wytyczne dotyczące prawidłowego niszczenia dokumentacji, zwłaszcza gdy klasyfikuje się ona jako „poufna”. Według obowiązującej normy DIN 66399 sprawozdania oraz dokumenty finansowe zaliczają się do klasy „C”, czyli najbardziej wymagającej kategorii. Oznacza to, że muszą zostać utylizowane w niszczarce zdolnej do pocięcia papieru na bardzo małe ścinki, których powierzchnia nie może przekraczać 5. Zaleca się też, by całą procedurę dokładnie udokumentować za pomocą protokołu, zawierającego informacja na temat tego, jakie konkretnie papiery zostały zniszczone oraz kto był odpowiedzialny za przeprowadzenie tego procesu.

Niszczenie dokumentów wewnątrz firmy

Jak można skutecznie pozbyć się dokumentów? Jeśli chodzi o najbardziej poufne informacje, jednym z rozwiązań jest zlecenie tego firmie zewnętrznej. To jednak wiąże się z kosztami, dlatego w przypadku danych o mniejszym poziomie poufności o wiele bardziej opłacalne jest przeprowadzanie niszczenia wewnątrz firmy, przy wykorzystaniu specjalnych urządzeń, takich jak te znajdujące się w ofercie AJ Produkty. Oferowany przez tę firmę sprzęt spełnia wymogi niszczenia dokumentów sięgających nawet do klasy P4 i dostępny jest w wersjach o różnej pojemności. Przykładowo nieduży model o pojemności 18 litrów dobrze sprawdzi się jako dodatkowe wyposażenie przy biurku pracownika, podczas gdy większa niszczarka mieszcząca aż 100 litrów papieru znacznie przyspieszy czas pracy w razie konieczności zniszczenia większej ilości dokumentów. Warto mieć na uwadze fakt, że większość niszczarek od AJ Produkty radzi sobie nie tylko z cięciem papieru, ale i również likwidowaniem kart kredytowych.

Procedurę niszczenia dokumentów regulują ustawy dotyczące nie tylko czasu, po upływie którego możemy je zniszczyć, ale również sposobu, w jaki powinniśmy to zrobić. Okresowe niszczenie gromadzonych dokumentów jest niezbędne dla bezpieczeństwa firmy, zatem wiele przedsiębiorstw inwestuje w firmowe niszczarki.

(Artykuł sponsorowany )
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
komentarzeKomentarze

Komentarze (0)

Brak komentarzy, Twój może być pierwszy.

Dodaj komentarz

© gorlice24.pl | Prawa zastrzeżone