Krajowy System e-Faktur daje możliwość wystawiania zarówno faktur, jak i faktur korygujących. Zależnie od przyczyny wystawienia korekty, inny będzie okres rozliczeniowy, w którym trzeba dokonać korekty in plus podstawy opodatkowania oraz podatku należnego. Co jeszcze musimy wiedzieć o fakturach korygujących w KSeF? Czy konieczne jest podawanie numeru KSeF w przelewie? Jak wyglądają nowe zasady uwierzytelniania w tym systemie?

Faktury korygujące w KSeF

KSeF stanie się obowiązkowy dla firm z dużymi obrotami (powyżej 200 mln zł rocznie) od 1 lutego 2026 roku, dla pozostałych podmiotów od 1 kwietnia 2026 oraz dla najmniejszych podatników od 1 stycznia 2027 roku. Faktem jest, że podstawowym dokumentem wskazującym na zdarzenie gospodarcze podlegające opodatkowaniu VAT jest faktura. Niekiedy zdarza się, że dokument ma błędy, dlatego niezbędne stają się faktury korygujące w KSeF. Zakres wystawiania takich faktur został uregulowany w ustawie o VAT. Przepisy wskazują, że gdy po wystawieniu faktury:

• dokonano zwrotu podatnikowi opakowań lub towarów,
• zmianie uległa kwota podatku lub podstawa opodatkowania,
• zauważono pomyłkę w jakichkolwiek pozycjach faktury,
• dokonano zwrotu części lub całości zapłaty

- podatnik ma za zadanie wystawić tzw. fakturę korygującą. Jak ro zrobić w systemie wFirma? Dokument wystawimy bardzo łatwo, przechodząc do zakładek Przychody - Sprzedaż i oznaczając fakturę, którą chcemy skorygować (Modyfikuj - Koryguj Pozycje Faktury). 

Nowe zasady uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur

Nowe zasady uwierzytelniania w KSeF będą obejmować tzw. ceryfikat KSeF. Aktualnie dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy poprzez tokeny autoryzacyjne generowane w systemie, które posiadają przypisane uprawnienia (tj. wystawianie i przeglądanie faktur). Jednakże wdrożeniem nowej wersji KSeF 2.0 (w lutym 2026 roku) sprawi, że pojawi się nowa forma uwierzytelniania - certyfikat KSeF. Każde z tych rozwiązać będzie funkcjonować równolegle do końca 2026 roku. Po tym czasie tokeny przestaną istnieć, a dostęp do systemu będzie możliwy jedynie dzięki certyfikatom KSeF. To oznacza, że zakończy się praktyka przypisywania dostępu do systemu z użyciem tokenu przypisanego do konkretnego podmiotu. 

Co ciekawe, nowe certyfikaty mają funkcjonować jedynie jako środek uwierzytelniający! Będą miały za zadanie potwierdzać tożsamość użytkownika lub systemu łączącego z Krajowym Systemem e-Faktur. Nie będzie tutaj informacji o uprawnieniach, dlatego będzie można je niezależnie przypisywać w systemie. Taka propozycja znacznie zwiększa bezpieczeństwo, gdyż certyfikaty opierają się na kryptografii asymetrycznej - to utrudni ich nieuprawnione użytkowanie. Poza tym nowy sposób uwierzytelniania pozwoli korzystać z tryby offline (tzw. offline24). 

Numer KSeF w płatnościach - co trzeba wiedzieć?

Warto zauważyć, że podatnicy będą musieli podawać numer KSeF w dokonywanych płatnościach. Numer KSeF w przelewie - od kiedy? Obowiązek ten przesunięto na 1 stycznia 2027 - od tego momentu trzeba będzie podawać numer identyfikujący fakturę w tytule przelewu. Zgodnie z aktualną ustawą, przyjmowanie lub dokonywanie płatności dotyczących działalności gospodarczych odbywa się za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy wtedy, gdy:

• Stroną danej transakcji jest inny przedsiębiorca oraz
• Jednorazowa wartość transakcji jest równa lub wyższa od 15 tysięcy zł brutto, a transakcje w obcych walutach przelicza się na złote zgodnie ze średnim kursem walut obcych ogłoszonym przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień dokonania transakcji

W sytuacji, gdy między przedsiębiorcami dojdzie do transakcji na kwotę równą lub większą od 15 tys. zł brutto, przedsiębiorca-nabywca musi dokonać zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego (a nie gotówką). 

KSeF stanowi spore ułatwienie dla przedsiębiorców w naszym kraju. Jeszcze przez chwilę można z niego korzystać dobrowolnie, jednak ma się to zmienić już za kilka tygodni (obowiązek i terminy wdrożenia zależą od wskazanych przepisów).