Ceny transferowe to jedno z narzędzi stosowanych w celu uszczelnienia wpływów do Skarbu Państwa tytułem danin uiszczanych przed podmioty gospodarcze. Nie każda firma musi jednak interesować się zagadnieniem cen transferowych. Dotyczą one wyłącznie podmiotów powiązanych – czyli takich, między którymi zachodzi istotna zależność kapitałowa lub osobowa, ale także funkcjonalna (tj. w sytuacji, gdy powiązanie ma charakter nieoficjalny). Jeśli podmioty te mają siedziby na terytoriach różnych państw, zachodzi obawa, że mogą one w ten sposób manipulować wzajemnymi należnościami, aby uzyskać jak najkorzystniejszy dla siebie wynik finansowy, który jednak nie będzie równie korzystny dla jednego lub obu państw. W tym celu dla transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi, przekraczającymi pewne limity, zachodzi konieczność stosowania cen transferowych. Oczywiście sama deklaracja to dla organów podatkowych za mało – podmiot musi dowieść, iż w przeprowadzonej transakcji kierowano się kryteriami rynkowymi. W tym właśnie celu sporządzana jest dokumentacja cen transferowych, która musi podlegać regularnej aktualizacji.

Dlaczego trzeba aktualizować ceny transferowe?

Obowiązek aktualizacji cen transferowych wynika bezpośrednio z powołujących je ustaw, tj. z Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tzw. ustawy o CIT) oraz z Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tzw. ustawy o PIT). Zgodnie z tymi przepisami prawa, dokumentacja cen transferowych, przygotowana przez firmę, podlega okresowemu przeglądowi, a gdy zachodzi taka potrzeba – aktualizacji. Przeglądu należy dokonywać nie rzadziej niż raz na rok podatkowy, przy czym musi to mieć miejsce jeszcze przed upływem terminu złożenia zeznania podatkowego za kolejny rok.

W związku z licznymi pytaniami, jakie budził ten zapis w obu ustawach, Ministerstwo Finansów dokonało jego interpretacji. Wynika z niej, iż aktualizacją należy objąć dokumentacje transakcji trwających dłużej, niż rok podatkowy (np. kredyt, pożyczka, poręczenie, gwarancja, emisja obligacji).

Kiedy konieczna jest aktualizacja dokumentacji cen transferowych?

Celem dokonywania aktualizacji dokumentacji podatkowej cen transferowych oraz przeprowadzania jej okresowych przeglądów, jest uzyskanie akuratnego przebiegu transakcji, z uwzględnieniem wszystkich zmian, obejmujących okres od sporządzenia dokumentacji aż po najnowszą aktualizację, z uwzględnieniem wszystkich aktualizacji, jakie zaszły w międzyczasie.

Ministerstwo Finansów informuje, iż aktualizację należy przygotować wówczas, gdy nastąpiły zmiany w zakresie istotnych warunków transakcji (np. wypłata kolejnej transzy pożyczki), ale również wtedy, gdy istotne zmiany dotyczą nie transakcji, ale sytuacji przedsiębiorstwa jako podatnika. Nie oznacza to jednak konieczności sporządzania nowej dokumentacji od podstaw, ale jedynie obowiązek wykazania wymienionych zmian.

Jakie informacje muszą być zawarte w TPR?

Informowanie o cenach transferowych zachodzi poprzez składanie dokumentacji cen transferowych (TPR). Robi się to wyłącznie drogą elektroniczną a datą graniczną jest 9-ty miesiąc po zakończeniu roku podatkowego.

Informacja TPR obejmuje szereg informacji, na podstawie których uprawnione do tego organy są w stanie ocenić zasadność i prawidłowość transakcji pod kątem stosowania cen transferowych. Dane obejmują zatem ogólne informacje finansowe o podmiocie, informacje o podmiotach powiązanych oraz przeprowadzanych z nimi transakcjach kontrolowanych, dane dot. zastosowanych cen transferowych oraz metod ich ustalania, a także informacje podstawowe – dane identyfikacyjne podmiotu, cel składania TPR i okres, jakiego dotyczy, jak również wszelkie niezbędne dodatkowe informacje i wyjaśnienia.

Przepisy dotyczące cen transferowych są nadal stosunkowo świeże. Problemy z ich interpretacją i wdrażaniem mają nie tylko działy finansowe firm, ale nawet organy kontrolne, których zastrzeżenia często są kwestionowane przez podmioty powiązane. Specjalistami w tej dziedzinie okazują się firmy zewnętrzne – profesjonaliści skoncentrowani na udzielaniu porad właśnie w zakresie cen transferowych, podmiotów powiązanych, rajów podatkowych oraz warunków transakcji. W razie jakichkolwiek wątpliwości, warto skorzystać z ich wsparcia. Dobrą praktyką jest także zlecanie audytów i korzystanie ze szkoleń, podnoszących kompetencje kadry zarządzającej podmiotu oraz działów i osób bezpośrednio odpowiedzialnych za ustalanie i dokumentowanie cen transferowych.